Politica de confidențialitate

Această politică explică ce date cu caracter personal prelucrează FORCE GRUP SECURITY SRL, în ce scopuri, pe ce temei legal, cât timp le păstrăm, cui le putem transmite și ce drepturi ai. Ea se aplică vizitatorilor site-ului, persoanelor care ne contactează, clienților și potențialilor clienți, precum și persoanelor ale căror date ajung la noi în timpul serviciilor de securitate și pază.

1. Cine este operatorul datelor

Operatorul datelor tale cu caracter personal este FORCE GRUP SECURITY SRL, persoană juridică română, cu sediul în Str. Litoralului nr. 86, Sector 2, București, cod poștal 022536, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2026002212001, EUID ROONRC.J2026002212001, cod unic de înregistrare 53273176 (denumită în continuare „Force Grup Security”, „noi” sau „compania”).

Pentru orice întrebare sau solicitare privind datele tale personale ne poți contacta:

• prin e-mail, la office@forcegrupsecurity.ro, cu mențiunea „Protecția datelor”;
• prin poștă sau curier, la adresa sediului de mai sus;
• telefonic, la 0720 559 065, de luni până vineri, între 9:00 și 18:00.

2. Cadrul legal

Prelucrăm datele cu caracter personal cu respectarea următoarelor acte normative:

• Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date (Regulamentul general privind protecția datelor, „GDPR”);
• Legea nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a GDPR;
• Legea nr. 506/2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal și protecția vieții private în sectorul comunicațiilor electronice, care transpune Directiva 2002/58/CE (directiva ePrivacy);
• Legea nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor și Normele metodologice de aplicare aprobate prin HG nr. 301/2012, pentru datele prelucrate în activitatea de pază;
• Legea nr. 365/2002 privind comerțul electronic;
• legislația fiscală și contabilă, inclusiv Legea contabilității nr. 82/1991 și Codul fiscal, pentru documentele financiare;
• Convenția nr. 108 a Consiliului Europei pentru protejarea persoanelor față de prelucrarea automatizată a datelor cu caracter personal, ratificată de România.

Protecția oferită de această politică se aplică tuturor persoanelor ale căror date le prelucrăm, indiferent de cetățenie sau de țara în care locuiesc.

3. Termeni folosiți

• Date cu caracter personal: orice informație privind o persoană fizică identificată sau identificabilă, de exemplu numele, adresa de e-mail, numărul de telefon sau imaginea.
• Prelucrare: orice operațiune efectuată asupra datelor, precum colectarea, înregistrarea, stocarea, consultarea, transmiterea sau ștergerea.
• Operator: persoana care stabilește scopurile și mijloacele prelucrării.
• Persoană împuternicită: persoana care prelucrează date în numele și pe instrucțiunile unui operator.
• Persoană vizată: persoana fizică ale cărei date sunt prelucrate.

4. Date prelucrate prin site

4.1. Formularele de cerere de ofertă

Când completezi unul dintre formularele de pe site (pagina Contact, pagina Servicii sau pagina Evenimente), prelucrăm datele pe care ni le transmiți: prenume și nume, adresa de e-mail, numărul de telefon, numele companiei sau al organizatorului, județul, tipul serviciului solicitat și mesajul tău, care poate conține detalii despre eveniment sau obiectiv (dată, locație, număr estimat de participanți).

• Scop: să răspundem solicitării tale, să evaluăm nevoile de securitate, să programăm o vizită în locație și să îți transmitem o ofertă.
• Temei legal: efectuarea de demersuri la cererea ta înainte de încheierea unui contract (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR). Când acționezi în numele unei companii, temeiul este interesul nostru legitim de a comunica cu reprezentanții clienților și potențialilor clienți (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR). Bifa de acord din formular confirmă că ai luat la cunoștință această politică.
• Caracter obligatoriu: datele marcate ca obligatorii sunt necesare pentru a-ți putea răspunde. Fără ele nu putem da curs solicitării.

Te rugăm să nu ne transmiți prin formular date sensibile (de exemplu date despre sănătate, opinii politice sau date privind condamnări penale), deoarece nu sunt necesare pentru o cerere de ofertă.

4.2. Date tehnice la vizitarea site-ului

Când accesezi site-ul, serverele furnizorului nostru de găzduire înregistrează automat date tehnice necesare livrării paginilor și securității: adresa IP, data și ora accesării, pagina solicitată, tipul browserului și al dispozitivului, pagina de proveniență și codul de răspuns al serverului.

• Scop: afișarea corectă a site-ului, prevenirea atacurilor informatice și a abuzurilor, diagnosticarea erorilor.
• Temei legal: interesul nostru legitim de a asigura funcționarea și securitatea site-ului (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR).

Nu folosim aceste date pentru a te identifica și nu le combinăm cu alte surse.

4.3. Cookie-uri și stocare locală

Site-ul memorează în browserul tău alegerea pe care o faci în bannerul de cookie-uri. În prezent nu folosim cookie-uri de analiză, de publicitate sau ale rețelelor sociale. Detaliile sunt în Politica de cookie-uri.

4.4. Linkuri către alte site-uri

Site-ul conține linkuri către rețele sociale și către site-uri ale unor instituții. Acestea sunt simple trimiteri: nu încărcăm conținut de la acești terți și nu le transmitem date despre tine. Când accesezi un astfel de site, se aplică politica de confidențialitate a operatorului respectiv.

5. Date primite prin e-mail și telefon

Când ne scrii sau ne suni direct, prelucrăm numele, datele de contact și conținutul comunicării, pentru a-ți răspunde și pentru a ține evidența solicitărilor. Temeiul legal este, după caz, efectuarea de demersuri înainte de încheierea unui contract (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR) sau interesul nostru legitim de a răspunde corespondenței (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR). Nu înregistrăm convorbirile telefonice.

6. Clienți și relația contractuală

Pentru încheierea și executarea contractelor de servicii prelucrăm datele reprezentanților legali și ale persoanelor de contact desemnate de clienți: nume, funcție, telefon, e-mail și semnătură, precum și datele care apar în documentele contractuale, de facturare și de plată.

• Executarea contractului (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR), când clientul este persoană fizică, respectiv interesul legitim de a comunica cu reprezentanții clientului (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR), când clientul este persoană juridică;
• Îndeplinirea obligațiilor legale (art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR), pentru evidențele contabile și fiscale și pentru evidența contractelor de prestări servicii de pază prevăzută de Legea nr. 333/2003 și normele ei metodologice;
• Interesul legitim de a constata, exercita sau apăra drepturile noastre în instanță (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR).

7. Date prelucrate în timpul serviciilor de securitate și pază

În activitatea de securitate la evenimente și de pază fizică la obiectiv putem intra în contact cu datele unor persoane care nu sunt clienții noștri: spectatori, invitați, artiști, expozanți, furnizori, angajați ai beneficiarilor și vizitatori ai obiectivelor.

7.1. Rolul nostru

În majoritatea situațiilor, operatorul acestor date este organizatorul evenimentului sau beneficiarul obiectivului păzit, care stabilește regulile de acces și scopurile prelucrării. Noi acționăm ca persoană împuternicită, pe baza contractului și a instrucțiunilor acestuia, conform art. 28 GDPR. Pentru informații complete despre aceste prelucrări, te rugăm să consulți și politica de confidențialitate a organizatorului sau a beneficiarului.

Suntem operator pentru datele pe care legea ne obligă să le ținem în nume propriu ca societate specializată de pază și pentru datele necesare apărării drepturilor noastre.

7.2. Ce date pot fi prelucrate

• Controlul accesului: numele de pe liste și acreditări, tipul accesului, verificarea biletului sau a ecusonului, iar la obiective, datele din registrul de evidență a accesului persoanelor și, după caz, al autovehiculelor, prevăzute de normele metodologice ale Legii nr. 333/2003;
• Supravegherea video: imagini captate de sistemele de supraveghere ale beneficiarului, pe care le monitorizează agenții noștri, acolo unde contractul prevede acest lucru;
• Incidente: datele de identificare și descrierea faptelor consemnate în registrul de evenimente și în rapoartele de incident, inclusiv datele persoanelor implicate și ale martorilor;
• Legitimarea persoanelor: datele de identificare ale persoanelor oprite și legitimate în condițiile art. 46 din Legea nr. 333/2003, precum și datele transmise organelor de poliție.

7.3. Temeiuri legale

• îndeplinirea obligațiilor legale ale personalului și ale societății de pază, prevăzute de Legea nr. 333/2003 și HG nr. 301/2012 (art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR);
• interesul legitim al beneficiarului și al nostru de a proteja persoanele, bunurile și valorile și de a preveni infracțiunile (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR);
• protejarea intereselor vitale ale unei persoane, de exemplu în cazul unei urgențe medicale (art. 6 alin. (1) lit. d) GDPR);
• pentru datele privind fapte penale, prelucrarea se face doar în condițiile art. 10 GDPR, în limitele legii, prin consemnarea faptelor și predarea persoanelor și a bunurilor către organele de poliție.

7.4. Informarea persoanelor

Zonele supravegheate video trebuie semnalizate de operatorul sistemului prin panouri de avertizare vizibile. La evenimente, regulile de acces și condițiile privind controlul la intrare sunt comunicate de organizator, de regulă prin termenii biletului și la intrarea în locație.

8. Datele minorilor

Site-ul și serviciile noastre se adresează companiilor, organizatorilor de evenimente și persoanelor adulte. Nu colectăm cu bună știință, prin site, date ale persoanelor sub 16 ani. Dacă afli că un minor ne-a transmis date, scrie-ne și le vom șterge. La evenimente, datele minorilor pot fi prelucrate doar în situațiile descrise la secțiunea 7, de exemplu în cazul unui copil pierdut sau al unui incident.

9. Cui transmitem datele

Nu vindem și nu închiriem datele personale. Le putem transmite doar următorilor destinatari, strict în măsura necesară:

• furnizori de servicii care acționează ca persoane împuternicite, pe bază de contract care respectă art. 28 GDPR: găzduirea site-ului, serviciile de e-mail și de transmitere a formularelor, serviciile IT, contabilitate și arhivare;
• clienții noștri, adică organizatorii și beneficiarii, pentru datele prelucrate în numele lor la evenimente și obiective, inclusiv rapoartele de serviciu și de incident;
• autorități publice, când legea o cere sau la solicitarea lor legală: Poliția, Jandarmeria, Inspectoratul pentru Situații de Urgență, parchete, instanțe, ANAF, Inspectoratul Teritorial de Muncă și Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP);
• serviciile de urgență (ambulanță, SMURD), când este necesar pentru protejarea vieții sau a sănătății unei persoane;
• consultanți profesionali obligați la confidențialitate: avocați, auditori, evaluatori de risc la securitate fizică, organisme de certificare;
• asigurători, în cazul unor evenimente asigurate;
• un eventual succesor, în cazul unei reorganizări, fuziuni sau vânzări a afacerii, cu respectarea acestei politici.

10. Transferuri în afara Spațiului Economic European

Ca regulă, datele sunt prelucrate în Uniunea Europeană și în Spațiul Economic European. Site-ul este găzduit de Vercel Inc., cu sediul în Statele Unite ale Americii, prin rețeaua sa de servere distribuite global, astfel că datele tehnice de acces (secțiunea 4.2) pot fi prelucrate și în afara SEE. Orice transfer de acest fel se face doar cu garanțiile prevăzute de capitolul V din GDPR: o decizie de adecvare a Comisiei Europene, cum este decizia privind Cadrul UE-SUA pentru protecția datelor (EU-U.S. Data Privacy Framework) din 10 iulie 2023 pentru companiile certificate, sau clauzele contractuale standard adoptate de Comisia Europeană (art. 46 GDPR). La cerere, îți putem oferi informații despre garanțiile aplicate.

11. Cât timp păstrăm datele

Păstrăm datele doar cât este necesar pentru scopul pentru care au fost colectate și pentru respectarea obligațiilor legale:

• cererile de ofertă și corespondența care nu se finalizează cu un contract: cel mult 2 ani de la ultima comunicare;
• datele din contracte: pe durata contractului și ulterior pe durata termenului general de prescripție de 3 ani prevăzut de Codul civil;
• documentele contabile și fiscale: pe durata prevăzută de Legea contabilității nr. 82/1991 și de legislația fiscală;
• registrele serviciului de pază (registrul de evidență a accesului, registrul de evenimente, registrul de control și celelalte documente prevăzute în anexa nr. 2 la normele metodologice): cel puțin 2 ani, conform HG nr. 301/2012;
• înregistrările video gestionate în numele beneficiarilor: pe durata stabilită de beneficiar, cu respectarea perioadei minime prevăzute de normele metodologice ale Legii nr. 333/2003 și a principiului limitării stocării, cu excepția imaginilor necesare într-o anchetă sau într-o procedură judiciară;
• rapoartele de incident: cât este necesar pentru soluționarea incidentului și pentru apărarea drepturilor în eventuale proceduri, în limita termenelor de prescripție aplicabile;
• datele tehnice de acces la site: pe durata stabilită de furnizorul de găzduire pentru jurnalele de securitate, de regulă câteva zile sau săptămâni;
• alegerea privind cookie-urile: până când o modifici sau ștergi datele browserului.

La expirarea acestor termene datele sunt șterse sau anonimizate ireversibil.

12. Cum protejăm datele

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscului, conform art. 32 GDPR. Sistemul nostru de management al securității informației este certificat conform standardului ISO/IEC 27001:2022. Printre măsurile aplicate:

• acces la date doar pentru personalul care are nevoie de ele în activitatea sa, pe baza principiului „nevoii de a cunoaște”;
• obligații scrise de confidențialitate pentru angajați și colaboratori, inclusiv cea prevăzută de art. 46 din Legea nr. 333/2003 privind secretul de serviciu;
• conexiune criptată (HTTPS) pentru întregul site și pentru transmiterea formularelor;
• păstrarea registrelor fizice ale serviciului de pază în condiții care împiedică accesul neautorizat;
• instruirea periodică a personalului privind protecția datelor;
• contracte de prelucrare a datelor cu toți furnizorii care acționează ca persoane împuternicite.

În cazul unei încălcări a securității datelor, notificăm ANSPDCP în cel mult 72 de ore de la constatare, conform art. 33 GDPR, și informăm persoanele vizate atunci când încălcarea este susceptibilă să genereze un risc ridicat pentru drepturile lor, conform art. 34 GDPR.

13. Drepturile tale

În condițiile prevăzute de GDPR, ai următoarele drepturi:

• dreptul de acces (art. 15): să afli dacă prelucrăm date despre tine și să primești o copie a acestora;
• dreptul la rectificare (art. 16): să corectăm datele inexacte sau să completăm datele incomplete;
• dreptul la ștergere (art. 17): să ștergem datele, atunci când nu mai sunt necesare, când îți retragi consimțământul sau te opui prelucrării și nu există un alt temei legal;
• dreptul la restricționarea prelucrării (art. 18): să limităm prelucrarea, de exemplu pe perioada verificării exactității datelor;
• dreptul la portabilitatea datelor (art. 20): să primești datele furnizate de tine într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, sau să le transmitem altui operator, atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ sau pe contract și se face prin mijloace automate;
• dreptul la opoziție (art. 21): să te opui oricând prelucrării bazate pe interesul legitim, din motive legate de situația ta particulară. Te poți opune oricând, fără motivare, prelucrării în scop de marketing direct;
• dreptul de a-ți retrage consimțământul (art. 7 alin. (3)), oricând, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragere;
• dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată (art. 22);
• dreptul de a depune plângere la autoritatea de supraveghere și de a te adresa instanței (art. 77-79).

14. Cum îți exerciți drepturile

Trimite-ne o cerere la office@forcegrupsecurity.ro sau prin poștă la adresa sediului. Pentru a proteja datele tale, putem cere informații suplimentare pentru confirmarea identității, fără a solicita mai multe date decât este necesar.

Răspundem fără întârzieri nejustificate și în cel mult o lună de la primirea cererii. Termenul poate fi prelungit cu încă două luni, atunci când este necesar, ținând seama de complexitatea și numărul cererilor, caz în care te informăm despre prelungire și motivele ei în prima lună (art. 12 alin. (3) GDPR). Exercitarea drepturilor este gratuită. Pentru cereri vădit nefondate sau excesive, în special prin caracterul lor repetitiv, putem percepe o taxă rezonabilă sau putem refuza să dăm curs cererii, cu motivare (art. 12 alin. (5) GDPR).

Pentru datele prelucrate de noi ca persoană împuternicită în numele organizatorilor și beneficiarilor (secțiunea 7), cererile se adresează în primul rând acestora. Dacă ne trimiți o astfel de cerere, o transmitem operatorului și îl sprijinim să îți răspundă.

15. Dreptul de a depune plângere

Dacă apreciezi că prelucrarea datelor tale încalcă legislația, ai dreptul să depui o plângere la autoritatea de supraveghere:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP)
B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, București, cod poștal 010336
E-mail: anspdcp@dataprotection.ro · Site: www.dataprotection.ro

Dacă locuiești sau lucrezi în alt stat membru al Uniunii Europene, poți depune plângerea și la autoritatea de protecție a datelor din acel stat. Ai, de asemenea, dreptul de a te adresa instanței competente. Te încurajăm să ne contactezi mai întâi, pentru a încerca să rezolvăm împreună orice nemulțumire.

16. Decizii automate și profilare

Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată a datelor și nu realizăm profilare care să producă efecte juridice asupra ta sau să te afecteze în mod similar.

17. Modificarea politicii

Putem actualiza această politică atunci când se schimbă legislația, serviciile noastre sau modul în care prelucrăm datele. Versiunea în vigoare este întotdeauna cea publicată pe această pagină, cu data ultimei actualizări afișată la început. Când modificările sunt importante, le semnalăm vizibil pe site.